직장에서 지켜야할 이메일 에티켓

인터넷 시대가 도래하면서 직장내에서 가장 크게 변화한 한가지를 말하라면 바로 소통의 수단이다. 그리고 그 변화의 중심에 바로 이메일 문화가 자리잡고 있다. 전화통화에 비해 기록을 남길 수 있다는 점과 부재중에도 연락이 가능하다는 점에서 대부분의 회사에서 기본적인 소통수단으로 이메일을 사용하고 있다.

전화통화와 마찬가지로 이메일에도 에티켓이 있는 것은 당연한 일. 하지만 왠만해서 누구도 가르쳐 주지 않는(가르치려 하지 않는다가 맞을지도 모르겠다) 직장내에서 지켜야할 이메일 에티켓을 살펴본다.

1. 함축적인 제목
왠만한 규모의 회사의 경우 하루에 한명이 받게 되는 이메일의 수만 해도 수십통이 넘는다. 수많은 이메일 중 가장 먼저 읽혀지는 것은 바로 내용을 함축적으로 표현한 제목을 가진 이메일이다. 이메일을 쓰는 목적과 내용의 가장 핵심부분을 이메일에 넣자. 예를 들어, "안녕하세요, 이대리입니다"보다 "[긴급]오후 3시 전략회의미팅 참석바랍니다"라는 제목이 같은 내용일지로 받는 사람에게 훨씬 효율적인 이메일이 된다.

2. 간단명료한 내용
직장내 이메일은 길면 길어질수록 읽는 사람에겐 부담이 되고 전달하려던 사항을 제대로 전달하지 못하는 상황이 생긴다. 이메일의 내용은 되도록 짧고 명료하게 핵심요점만을 담는 연습을 하자. 되도록 리스트 형식으로 사항당 한줄을 넘기지 않도록 하자. 이해하기 쉬운 짧은 5개의 문장이 1개의 긴문장보다 낫다.

3. 맞춤법 검사
편지를 쓸때와 마찬가지로 이메일도 보내기전에 맞춤법을 체크하는 습관을 기르자. 맞춤법과 문법이 틀린 이메일은 이해하기 힘들뿐만 아니라 상사나 고객에게 좋지 않은 인상을 심어 줄 수도 있다. 워드프로그램이나 맞춤법 체크툴의 도움을 받아 한번 더 체크하고 보내자.

4. 전달사용시 고려할 점
때때로 자신과 관련없는 이메일을 받았을때 해당 당사자에게 이메일의 '전달'버튼을 사용할 경우가 있다. 특히 수많은 답장이 달린 긴 이메일을 전달 할 경우, "아래 내용들 좀 봐주세요" 라고 하는 것보다 전체 내용을 훑어보고 내용을 파악하여 전달자에게 간단한 설명을 해주도록 하자. 일단 자신에게 온 이메일이라면 책임감을 갖는 것이 중요하다.

5. 이모티콘 사용자제
친구들과의 이메일이나 채팅시 사용했던 이모티콘을 직장내 이메일에 넣는 것은 자제해야 한다. 이것 역시 고객이나 상사에게 신뢰감을 잃을 수 있기 때문이다. 친한 동료들에게 약간의 감정표현을 위해 사용하는 것이 아니라면, 일에 관한 이메일에 이모니콘의 사용은 자제하는 것이 좋다.

6. 수신자 확인
가끔 엉뚱한 사람에게서 메일이 오는 경우를 종종 볼 수 있다. 수신자 이메일 주소를 잘못알고 넣는 경우로 이름을 이메일 주소로 사용하는 직장에서 동명이인에게 잘못 전달되는 경우를 종종 볼 수 있다. 보내기 버튼을 누르기전 수신자와 참조 그리고 숨은 참조에 들어있는 주소를 꼼꼼히 체크하도록 하자.

7. 서명 첨부
자신의 이름과 직책, 전화번호 및 주소등이 담겨있는 서명을 직장내에서 사용하는 모든 이메일에 자동으로 첨부하도록 해두자. 직책을 호칭으로 사용하는 우리나라의 경우 상대방의 직책을 모를때나 직접 연락이 필요할 때 서명이 없다면 난처한 경우가 많다. 서명에는 반드시 이름, 직책, 전화번호, 회사주소를 담도록 한다.

8. 부재중설정
휴가를 가거나 월차를 쓰는 경우 보낸이에게 자동으로 부재중 답장을 보내주는 기능을 사용하도록 하자. 긴급한 이메일일 경우 신속한 답장을 기다릴수도 있기 때문에 자신이 자리가 없는 경우에는 확실히 부재중 답장을 보내주는 것이 좋다. 일부 회사에서는 사내방침으로 이메일 부재중 설정을 정해놓은 곳도 있다.

9. 답장
전체 공지메일이 아니고 받는이에 본인의 이메일이 있다면 답장이 불필요한 경우라도 단순히 메일을 읽어봤다는 표시로라도 답장을 쓰도록 하자. 특히 용량이 큰 첨부파일등이 있는 경우에는 첨부파일을 삭제하는 것을 잊지 말도록 하자. 주의할 점은 여러명이 답장을 쓰는 경우 불필요하게 메일용량이 커진다는 점이다.

10. 공과 사의 구분
직장내에서 사용되는 이메일은 공적인 일로 국한되어야 한다. 일에 관한 것이 아니라면 외부주소로 이메일을 보내지도 받지도 않는 것이 좋다. 많은 회사들이 대부분의 이메일을 필터링 하고 있으며 특히 회사에 관한 내용을 외부 이메일로 발송하는 것은 법적책임까지 뒤따를 수 있으니 조심하도록 하자.